POLÍTICA DE COMPLIANCE

Nº de revisão: 01 | Última Atualização: 01/08/2025

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1. INTRODUÇÃO E OBJETIVO

O Grupo Vibe e todos os seus colaboradores estão comprometidos em conduzir as atividades empresariais com os mais altos padrões de integridade, legalidade, ética, transparência e profissionalismo. Este compromisso constitui a base fundamental de nossa cultura organizacional e orienta todas as decisões e ações das empresas que compõem o Grupo.

 

Esta política estabelece diretrizes claras e abrangentes para assegurar que colaboradores, representantes e terceiros que atuem em nome do Grupo Vibe compreendam integralmente os requisitos gerais das leis anticorrupção. Além disso, serve como ferramenta estratégica de prevenção, orientação e mitigação de riscos, visando evitar conflitos, violações legais e preservar a reputação e sustentabilidade do Grupo.

 

Para os propósitos desta Política, o Grupo Vibe estabelece que as leis anticorrupção se aplicam integralmente a todos os colaboradores, incluindo membros da diretoria, bem como a todos os terceiros que atuem em nome ou representem os interesses das empresas do Grupo.

 

Todos os indivíduos que representam o Grupo Vibe, incluindo consultores, prestadores de serviços, parceiros de negócios, fornecedores, agentes e demais intermediários, serão informados sobre esta Política e se comprometerão a seguir todas as leis anticorrupção aplicáveis. Este compromisso constitui pré-requisito obrigatório e inegociável para agir em nome do Grupo Vibe.

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Esta Política reafirma, ainda, o compromisso do Grupo Vibe quanto ao cumprimento de todos os demais requisitos legais aplicáveis ao negócio, à proteção e promoção dos direitos humanos, e ao atendimento das diretrizes corporativas estabelecidas. O Grupo repudia veementemente quaisquer formas degradantes de trabalho, práticas discriminatórias de qualquer natureza ou condutas caracterizadas como assédio moral ou sexual.

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O Grupo Vibe estabelece procedimentos estruturados e controles internos que devem ser exercidos pelos colaboradores para assegurar a adequação e fortalecimento dos objetivos estabelecidos, promovendo a melhoria contínua do sistema de gestão antissuborno e compliance. Esses procedimentos fornecem suporte estratégico à missão institucional, à continuidade operacional e à sustentabilidade corporativa, visando inibir ou mitigar eventuais riscos decorrentes dos negócios e processos organizacionais. Adicionalmente, determinam requisitos específicos relacionados às partes interessadas, disseminando uma cultura sólida de controles alinhada aos preceitos éticos, princípios, políticas e boas práticas de Governança Corporativa e Integridade, assegurando que as informações produzidas sejam íntegras, confiáveis e adequadas para tomada de decisões, cumprimento de obrigações de transparência e prestação de contas responsável.

 

Após a leitura da presente política, todo colaborador deve confirmar sua leitura e registrar sua concordância com os termos estabelecidos. Esta confirmação constituirá evidência documental de que o colaborador possui conhecimento das políticas do Grupo Vibe, do Código de Conduta vigente, do seu compromisso profissional com a empresa e das consequências decorrentes do não cumprimento de qualquer uma dessas diretrizes. O colaborador que tiver dúvidas, questionamentos ou necessidade de esclarecimentos sobre a aplicação desta política, das leis ou regulamentação anticorrupção, deverá buscar orientação junto ao seu líder imediato ou, se necessário, buscará apoio junto ao time jurídico, que desempenha a função de Compliance Officer.

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2. PRINCÍPIOS DE COMPLIANCE DO GRUBO VIBE 

Todos os colaboradores que conduzam negociações em nome do Grupo Vibe devem agir com absoluta transparência, integridade e boa fé em todas as relações com clientes. Todas as informações e condições comerciais, deverão ser formalizadas e comunicadas ao cliente, para seu conhecimento e aceite, através de assinatura de pessoas devidamente autorizadas para:

• Entrega de objetos ou serviços;
• Formalização de Contrato;
• Formalização de alterações eventualmente necessárias ou complementares;

 

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3. CONHECIMENTO 

Os colaboradores devem manter registros que reflitam, de maneira precisa e transparente, todos os seus processos e estabeleçam controles a fim de garantir que todas as transações sejam realizadas de forma íntegra, transparente e em conformidade com as necessidades do cliente.

 

Essas exigências têm por objetivo prevenir expectativas equivocadas quanto ao objeto contratado, protegendo a reputação e a percepção de qualidade do Grupo Vibe perante o mercado e fortalecendo a confiança nas relações comerciais estabelecidas.

 

Para tanto, os colaboradores devem:

• Participar ativamente dos treinamentos corporativos para terem conhecimento das nossas soluções e fluxos operacionais;

• Entender de forma completa a demanda do cliente;

• Garantir que o cliente tenha compreendido todos os termos e condições contratuais;

• Apresentar soluções que, com propriedade técnica, sem subterfúgios ou informações incorretas, atendam as necessidades do cliente;

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4. CONTRATOS FORMAIS

Todos os colaboradores e terceiros que atuem em nome do Grupo Vibe devem cumprir integralmente esta política. Portanto, colaboradores e terceiros que representem o Grupo Vibe estão proibidos de oferecer, prometer, fazer, autorizar ou proporcionar (diretamente ou indiretamente, inclusive através de terceiros) qualquer vantagem indevida, pagamentos irregulares, presentes inadequados, ou a transferência de qualquer valor para funcionário público ou privado (incluindo seus familiares), que influencie ou recompense qualquer ação oficial ou decisão de tal pessoa em benefício da empresa ou próprio.

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Qualquer promessa ou compromisso comercial deverá passar pelas aprovações formais internas estabelecidas, garantindo que o conteúdo da contratação será efetivamente entregue conforme pactuado. É vedada a venda informal com condições ou itens que não estejam explícitos em contrato ou instrumento correspondente e/ou sem o trâmite de aprovação adequado.

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Recomendações

• Identificação prévia das exigências do cliente;

• Aprovações internas previamente formalizadas;

• Formalização em contrato ou instrumento correspondente de todas as exigências e condições;

• Checagem de todos os documentos e validação de todas as informações;

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4.1 Validade Contratual

A execução dos serviços contratados deverá ser autorizada, preferencialmente, após a assinatura do contrato ou de documento correspondente ou mediante aprovação da Diretoria.

 

O colaborador que atua na área de vendas deve certificar-se quanto à veracidade de todas as informações do cliente necessárias para que o Grupo Vibe seja contratado e esteja apto para efetuar as faturas decorrentes dos serviços prestados.

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Recomendações

• Verificação detalhada dos requisitos do cliente antes do processo de venda e elaboração da proposta comercial;

• Identificação de todas as informações que o cliente necessita em seu processo para formalizar uma contratação e autorizar o faturamento correspondente.

• Identificação de quem são os responsáveis pelas assinaturas de cada documento;

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5. TRANSPARÊNCIA

O Grupo Vibe adota critérios transparentes para o estabelecimento da conformidade e fortalecimento do ambiente de controles internos, com a finalidade de promover as melhores práticas de governança corporativa e manter a qualidade das informações, promovendo a transparência nos seguintes aspectos:

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• Viabilização do acesso às informações institucionais. As informações devem ser completas, precisas e claras, devendo haver ampla divulgação de dados e informações ao corpo interno e partes interessadas, de forma clara, acessível e compreensível, a respeito de programas, ações, projetos e atividades realizadas pelo Grupo Vibe;

• Assegurar a conformidade com os requisitos legais e aplicáveis, visando à transparência e aderência às políticas, normas e procedimentos internos estabelecidos;

• O Grupo Vibe deverá adotar em seus procedimentos internos mecanismos que permitam prevenir, detectar e remediar riscos incompatíveis com atuação ética, íntegra e transparente, estabelecendo um ciclo eficaz de conformidade organizacional;

• Deve haver clareza quanto às atribuições dos colaboradores, favorecendo a comunicação e a transmissão de informação entre as áreas sobre qualquer comportamento inadequado, ilegal ou antiético identificado;

• O sistema de controle interno deve atuar como instância preventiva de possíveis ocorrências de desvios na aplicação dos recursos, implementando ações estratégicas de fortalecimento da integridade, de estímulo a práticas de controle social, de transparência e de desenvolvimento da cultura ética;

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6. CONFIDENCIALIDADE 

Os colaboradores manterão absoluto sigilo sobre informações confidenciais a que tiveram acesso em decorrência do exercício da sua função, sendo totalmente proibida a divulgação de quaisquer dessas informações a pessoas não habilitadas ou que possam utilizá-las indevidamente para qualquer finalidade.

 

Quando o colaborador tiver acesso à chamada “informação confidencial”, deverá obrigatoriamente se abster de divulgá-la ou utilizá-la em proveito próprio ou de terceiros.

 

Por “informação confidencial” entenda-se aquela de caráter materialmente relevante e sigiloso, cuja utilização ou divulgação indevida pode, dentre outras consequências, vir a influenciar no preço do mercado. Os assuntos pessoais e informações comerciais dos clientes serão tratados com a mais estrita confidencialidade, não devendo ser divulgado a qualquer outra empresa ou pessoa, seja interna ou externa à organização, sem a prévia autorização dos referidos clientes.

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7. A IMPORTÂNCIA DA ANÁLISE JURÍDICA

O time jurídico analisa e encaminha todas as considerações cabíveis, identificando possíveis ilegalidades, sugerindo alterações necessárias e, ainda, destacando pontos importantes. A análise conduzida pelo jurídico deve ser tratada de forma interna e com a devida cautela, mantendo-se a confidencialidade das informações analisadas. A ponderação realizada pelo time jurídico requer tempo adequado para leitura criteriosa e análise minuciosa de todas as cláusulas, termos e condições contratuais, assegurando a máxima qualidade e precisão na orientação fornecida.

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8. RELAÇÃO COM O ENTE PÚBLICO (Lei 12.846 de agosto de 2013) 

Nas relações entre as empresas do Grupo Vibe e Órgãos Públicos, todo e qualquer processo deve seguir os preceitos legais da administração pública sem violar a quaisquer dispositivos previstos na legislação vigente.

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Nos processos de vendas para Governo, é permitido prestar informações para que a Administração Pública elabore os termos de referência e, consequentemente, os editais de licitação. No entanto, é necessário prestar as informações de forma técnica e devidamente justificada ao objeto específico do termo de referência ou edital em questão.

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Os colaboradores da área comercial devem manter integração com as demais competências (jurídica, fiscal, trabalhista, econômico-financeira e técnica) para fundamentar de maneira adequada suas proposições e, principalmente, entender que tipo de negócio e objeto que o cliente deseja contratar.

 

Essas recomendações, têm como objetivo garantir a conformidade legal, minimizar ao máximo o retrabalho ou imprevistos durante a participação em licitações públicas e, por outro lado, maximizar a rentabilidade e a satisfação do cliente final. Toda e qualquer informação que possa caracterizar ou sugerir algum tipo de irregularidade no processo público deve ser tratada de forma exemplar, devendo ser reportada através do Canal de Ética e/ou comunicada diretamente ao Compliance Officer.

 

Exemplos de práticas vedadas: combinação de preços, propostas fraudulentas de cobertura, pagamento por intermediações irregulares, entre outras condutas antiéticas.

 

A garantia dos negócios do Grupo Vibe fundamenta-se na excelência das competências jurídica, fiscal, trabalhista, econômico-financeira, técnica e comercial. Essas competências devem ser utilizadas estrategicamente para assegurar o sucesso do trabalho, sempre priorizando a conformidade legal e a adequação ao objeto a ser contratado pelo ente público.

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9. CONDIÇÕES GERAIS 

O Grupo Vibe nomeou o time jurídico como Compliance Officer, responsável por verificar, apurar e gerenciar integralmente o sistema de gestão antissuborno e compliance, reportando-se diretamente ao Comitê de Compliance e Diretoria. O Compliance Officer possui total autoridade e independência operacional sob o sistema de gestão antissuborno e compliance.

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Toda e qualquer situação que possa representar uma violação a essa Política deve ser comunicada previamente ao Grupo Vibe, através do Canal de Ética, disponível em https://etica.vibetecnologia.com/, ou por meio do Compliance Officer, através do e-mail: juridico@vibetecnologia.com.

 

Não serão admitidas, sob nenhuma hipótese, qualquer forma de retaliação, perseguição ou constrangimento aos denunciantes e aos envolvidos que, de boa-fé, prestarem informações sobre violações a esta Política.

 

Esta Política não esgota toda e qualquer situação que pode ser encontrada no cotidiano da condução dos negócios. Portanto, sempre que houver qualquer dúvida a respeito do atendimento ou não às diretrizes deste documento, todo colaborador poderá encaminhar seu questionamento ao Compliance Officer, através do e-mail: juridico@vibetecnologia.com.

 

A violação desta Política e demais requisitos do sistema de gestão antissuborno e compliance, no todo ou em parte, poderá sujeitar o infrator às sanções previstas no Código de Conduta, além das penalidades civis, criminais e administrativas cabíveis.

 

A presente Política passa a ser aplicada a partir da data de sua divulgação, sem previsão para término, devendo ser revisada, sempre que o Grupo Vibe entender necessário.